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958330-guide-de-tri-et-de-classement-des-documents-papiers-a-telecharger Guide de tri et de classement des documents papiers - A télécharger Guide de 24 pages à télécharger, composé de fiches-conseils, fiches-actions et fiches-outils pour faciliter le tri et le classement de vos papiers ! Livraison sous 10 jours selon transporteur - Produits numériques : lien de téléchargement envoyé par mail après validation de paiement. Plus de détails Avis clients Soyez le premier à donner votre avis ! Comment élaborer un plan de classement de documents-ou comment faire du classement de documents une seconde nature- En entreprise, procéder au classement de dossier est une tâche de chaque instant. Revenons sur les enjeux, objectifs et organisations possibles pour le classement de documents administratifs. Officéo vous partage son expertise pour vous libérer du temps qualifié. Sommaire
Définition du plan de classementPour une définition simple, un plan de classement de documents est un guide. Les « archives courantes » permettent alors de donner une structure logique de chaque document dans l’activité générale de l’entreprise. De cette manière, le plan de classement systématise et uniformise le classement des documents. Chaque dossier est alors à une place unique et définitive. Objectifs d’un classement de dossier en entrepriseLe plan de classement de dossier se veut être un instrument de repère. Il facilite le classement et la recherche d’information. Un plan bien conçu n’est pas une charge supplémentaire. Au contraire, il incarne une partie intégrante du travail. Chaque membre de l’entreprise doit savoir où sont les pièces et dossiers. Ils doivent les retrouver et les ranger sans peine. Exigences d’un classement de documentsLe plan de classement doit être adapté aux dossiers et structuré de manière logique. Il doit également suivre une exhaustivité qui lui est propre. La structure pour un bon classement de dossierClasser les documents doit être fait de manière hiérarchisée et logique. Les documents, les archives, sont réparties selon un nombre de subdivisions et de rubriques. Toutes suivent un arrangement cohérent. Comment procéder ? L’ensemble des documents est à répartir en rubriques et sous-rubriques. Il faut toujours aller du général au particulier. L’arborescence part de grandes divisions, pour arriver aux rubriques plus particulières. Le niveau le plus précis (et bas) sert à incorporer les pièces administratives.Les critères de subdivision sont à choisir dès le début. Sur quoi va reposer le classement ? Par rubriques ? Quelle sera la caractéristique commune ? Quel que soit le choix, il doit rester le même, et suivre la logique du début à la fin. Des exemples sont donnés plus loin.L’exhaustivité nécessaire pour classer les dossiersTout d’abord, le classement se veut exhaustif. Il doit englober l’ensemble des tâches d’une administration. Il en va de même pour un service. Ainsi, il doit concerner tous les types de documents reçus ou produits. Ceci, quel que soit leur forme ou support. Le plan de classement doit être commun à tous les supports. Les supports peuvent être sur papier, au format électronique, audiovisuel, en microfilms, etc. Les différents types de classement en entrepriseIl existe bien entendu de différents plans de classement, selon les différentes natures de documents. Au niveau d’une structure principale, voici donc les possibilités :
Le classement de dossier par fonctionAvec un classement fonctionnel, chaque pièce est ordonnée sur les domaines d’activité et les fonctions en entreprise. Ainsi, dans chaque division et sub-division, chaque document, tâche ou activité est rangé selon sa fonction. Le modèle est alors le suivant : 1 : Mission Voyez par exemple : 1 : Gestion du personnel [RH] 1.1 : Recrutement Les avantages d’un classement de dossier fonctionnelCe genre de classement reflète un contexte de production et d’utilisation pour chaque document. Chaque contexte opérationnel et administratif est clair. La place logique est claire. Le classement permet de savoir rapidement pourquoi il est à cette place, et comment il peut-être utilisé. Ce type de classement n’est pas affecté par un changement d’organigramme dans la structure administrative. Un classement fonctionnel est idéal aux côté d’une utilisation de système GED (Gestion Électronique de Documents). Les inconvénients d’un classement de dossier fonctionnelLa complexité de mettre en place ce type de classement est à souligner. Certains utilisateurs peuvent d’ailleurs trouver les terminologies dans le classement abstraites s’ils n’appartiennent pas aux fonctions classées. Le classement de dossier par organisationAvec un plan de classement de dossier de type structurel, les subdivisions correspondent à l’organigramme de l’entreprise. Ils peuvent être les divisions, les services, les bureaux, les unités d’organisation. Les produits sont classés par un même service ou une même unité au sein d’une même subdivision du plan de classement. Voici un exemple : 1. : Division
n°1 Les avantages d’un classement de document structurelL’organigramme de l’organisation administrative peut-être comprise et utilisée par tous les collaborateurs de l’entreprise. La méthode de classement structurel est parfait pour les entreprises à l’organisation stable. C’est-à-dire que les structures ne sont pas modifiées souvent. Les inconvénients d’un classement de document structurelLors d’un changement de structure administrative, tout est à repenser. Exemple : un service ferme, les compétences sont redistribuées, d’autres services sont ouverts, des attributions naissent. Le plan de classement structurel est à refaire pour refléter chaque changement. Également, où classer des dossiers transversaux qui sont suivis par plusieurs services ? Le classement de dossier par objetPour avoir une vue d’ensemble de chaque sujet traité en entreprise, le classement thématique (ou systématique) par objet est un bon exemple. Un tel type de classement permet de rassembler sous une même rubrique tous les dossiers d’un même sujet. Voici un exemple : 1. : Emploi Les avantages d’un classement de dossier thématiqueLe principal avantage est très simple. Il permet de ne pas tenir compte du contexte administratif. Les inconvénients d’un classement de documents systématiquePourtant, il y a quelques inconvénients majeurs. Un même document, ou même dossier peut se retrouver dans deux thèmes différents. De la même manière, le choix des thèmes est très subjectif. L’effort d’interprétation peut alors conduire à des divergences. Pour aller plus loin
Questions fréquentes
Comment se fait le classement des documents ?Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Quels sont les outils de classement des documents ?Classement de documents : les 5 meilleurs outils les plus.... 1 – Gérer les documents électroniques avec l'application Dokmee. ... . 2 – Partager vos documents avec HighTail. ... . 3 – Effectuer avec facilité la gestion de vos documents avec Microsoft SharePoint. ... . 4 – Signer facilement vos documents avec Eversign.. Comment classifier les documents ?La classification des documents par métadonnées consiste simplement en l'application de métadonnées ou propriétés sur l'information et les documents électroniques. La classification des documents s'utilise rarement seule.
Quels sont les trois modes principaux de classement utilisés ?1.2 Généralités. |