“Oui alors regarde dans le cahier des
charges… euh il est sur le réseau je crois, ou dans tes mails. Et son titre c’est … Show
Point sur le vocabulaireAvant d’aller plus loin, voici les définitions de quelques termes utilisés dans cet article. GeD Gestion de Configuration Ne pas partir de zéroCommençons par le commencement. Autant éviter de partir d’une feuille blanche si possible. Avez-vous déjà rédigé un précédent cahier des charges ? Mieux, avez-vous déjà rédigé un cahier des charges pour un besoin similaire ? Si la réponse est oui à l’une des deux questions, alors faîtes une copie de cette archive et démarrez votre cahier des charges en vous appuyant sur sa structuration. Il y a potentiellement un certain nombre de paragraphes que vous pouvez complètement réutiliser. Ou alors ses différentes sections, réutilisables ou non, vous donnerons des idées pour ne rien oublier. Si la réponse est non aux deux, pas d’inquiétude, vous pouvez partir de notre modèle de cahier des charges gratuit. Où le sauvegarderCela peut paraître banal mais je vous garantis qu’un emplacement réfléchi pour votre document vous permettra de le retrouver plus facilement et améliorera le travail collaboratif. Règle 1 : éviter de l’enregistrer sur le bureau ! Rien de tel qu’un bureau surchargé pour perdre un fichier. D’autres personnes sont-elles susceptibles de contribuer à la rédaction du document ? Avez-vous une arborescence, une structuration de dossiers habituelle sur vos projets qu’il pourrait être pertinent de reproduire ? Si non, je vous en propose une ! Modèle d’arborescence de dossier pour votre documentationModèle d’arborescence de projetVoici un exemple de modèle d’arborescence de dossiers pour organiser les fichiers de votre projet. Dans cet exemple je me focalise uniquement sur la documentation du projet. Mais vous pourriez bien évidemment ajouter vos propres sous-dossiers pour gérer tous les fichiers d’un même projet. C’est même le but. Le dossier du projetIci je prends l’exemple de mon 47e projet intitulé “Projet_X”. Règle 2 : sauvegarder tous ces projets dans le même répertoire. Perso, tous mes projets sont enregistrés ici : D:\Mes_Projets Règle 3 : dans les titres de dossiers ou de fichiers, pas d’espace, d’accent ou de caractères spéciaux. Règle 4 : numéroter ses dossiers Dans le dossier projetIci j’ai 2 sous-dossiers qui, je pense, sont utiles à n’importe quel projet :
Je numérote ces dossiers de 10 en 10 (00, 10, 20…) pour me laisser la possibilité de créer des dossiers intermédiaires. Au cas où… Dans le dossier 10_LivrablesOn se rapproche de l’endroit où se trouve notre cahier des charges ! Ici, on va créer un sous-dossier numéroté pour chaque document livrable. Dans notre exemple il y a donc le cahier des charges et les spécifications qui sont la réponse de vos fournisseurs à votre cahier des charges. Les spécifications ne sont pas des documents que vous livrez mais qu’on vous livre. C’est pour ça qu’elles ont leur place dans ce répertoire. Je n’ai fais figurer que ces dossiers dans l’exemple, mais il existe un grand nombre de livrables possibles dans le cycle de dev d’un produit : document de conception, plan de validation, manuel utilisateur… En plus chaque métier possède sa propre dénomination donc autant limiter l’exemple au plus commun. A tous ces dossiers j’en ajoute 2 légèrement différents mais très pratiques car leur contenu peut être utile à tous les autres :
On remarque que leur numérotation est très “élevée” (98_ et 99_), c’est pour qu’ils se trouvent toujours en bas de la liste des dossiers et non au milieux des véritables livrables. Ainsi je les retrouve toujours en un coup d’œil. Dans 10_Cahier_des_chargesVOILA ! C’est ici que vous aller pouvoir enregistrer votre cahier des charges !!! Mais pas que ! En effet, votre cahier des charges, et a fortiori tout livrable, est amené à évoluer. Vous allez écrire une première version que vous aller faire relire en interne. Puis une seconde prendra en compte ces remarques. Puis vous l’enverrez à vos sous-traitants qui vous poseront des questions qui le feront évoluer et ainsi de suite. Et pour savoir qui à lu quoi et sur quelle version porte telle ou telle remarque, il faut s’astreindre à figer des versions. C’est ce qu’on appelle la gestion de configuration. C’est pourquoi dès que le document de travail est prêt à être communiqué à quelqu’un (un relecteur interne, un sous-traitant, …), on fait une copie du document de travail et on dit que c’est la version vX ET ON Y TOUCHE PLUS !!! On sait ainsi exactement quel document il a lu. Pour cela je vous propose de créer un répertoire “vX” par version majeure. Une version majeure est une version qui quitte votre société pour être communiquée à un intervenant extérieur (client, fournisseurs, …). Ce répertoire contiendra toutes les versions intermédiaires, celles que vous avez faire relire en interne, qui ont permis d’atteindre vX. Exemple : Comment le nommerMaintenant qu’on sait où l’enregistrer, quel nom lui donne-t-on ? Jusqu’ici, nous l’avions sobrement intitulé “Cahier_des_charges_v1.doc”. Cela semble tout à fait correct et à vrai dire parfaitement satisfaisant dans 90% des cas. Que pensez-vous de ce titre : NPT_PROJETX_CDC_v1.doc ?
En bref cette référence nous dit “Voici la version 1 du cahier des charges de la société Naept pour le Projet X“. ConclusionVoilà ! Vous avez créez un répertoire de projet structuré, avec des conventions de nommage structurées, on va pouvoir passer à la rédaction pure et dure d’un cahier des charges STRUCTURÉ dans le prochain article !!! Cependant… à la manière d’une scène post-générique d’un film américain… je vais vous donner une information supplémentaire mystérieuse pour vous donner encore plus envie de revenir ! Il est possible de faire de la “gestion de configuration” encore plus structurée à base de logiciels gratuits et open-source! On vous en parle bientôt… Et vous ?Comment faîtes-vous pour structurer le stockage de vos document ? 📝 Participez à notre Etude sur la documentation de projet. Comment faire un bon classement des dossiers ?Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Comment structurer les dossiers ?Comment Classer ses Documents sur Ordinateur ?. Lancez-vous. Finies les excuses ! ... . Supprimez les fichiers en double. ... . Créez des dossiers généraux. ... . Constituez des sous-dossiers. ... . Nommez correctement vos dossiers et documents. ... . Archivez les documents dont vous n'avez plus besoin. ... . Utilisez une plateforme collaborative.. Comment faire une arborescence de dossiers ?Créer un diagramme d'arborescence. Cliquez sur Fichier > Nouveau > modèles >général,puis ouvrez Diagramme de bloc.. À partir des gabarits Blocs et blocs élevés, faites glisser des formes de bloc sur la page de dessin pour représenter les étapes dans une structure arborescence.. Comment classer les dossiers d'une entreprise ?Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
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