Quel que soit le mode de rupture (démission, rupture conventionnelle, licenciement, fin de CDD, etc.), vous devez établir et remettre un solde de tout compte contre reçu au salarié qui quitte définitivement l’entreprise. C’est une obligation.
Le reçu pour solde de tout compte est un document écrit dans lequel vous faites l’inventaire des sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture/fin du contrat de travail. Il est conseillé de détailler tous les éléments de rémunération qui sont versés : le salaire, les primes, l'indemnité compensatrice de congés payés, l'indemnité compensatrice de préavis, les indemnités de rupture (indemnité de licenciement, de rupture conventionnelle, etc.), le paiement des heures supplémentaires, etc.
Seules les sommes liées à l’exécution du contrat et à sa rupture qui sont indiquées sur le solde de tout compte entreront dans le champ de l’effet libératoire.
Oui, vous pouvez demander à votre salarié de venir chercher le reçu pour solde de tout compte.
En effet, ce document est seulement quérable. Il n’est pas portable. C’est-à-dire que vous avez l’obligation d’informer le salarié que son reçu pour solde de tout compte est à sa disposition. Mais vous n’avez pas l’obligation de lui faire parvenir à son domicile par lettre, par exemple.
Pour vous aider dans la rédaction du solde de tout compte, les Editions Tissot vous proposent un modèle personnalisable, extrait de la documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ACTIV ». Documentation où vous trouverez également des précisions, des conseils et des commentaires sur les différentes formalités à effectuer à la fin du contrat de travail.
Isabelle Vénuat
Juriste en droit social et rédactrice au sein des Editions Tissot
Le reçu pour solde de tout compte doit comporter la date de sa signature pour faire courir le délai de six mois à l’expiration duquel le salarié ne peut plus dénoncer, peu importe que cette date ne soit pas écrite de la main du salarié, dès l’instant qu’elle est certaine (Cass. Soc. 20 février 2019 : n°17-27600).
Sommaire
- 1 Le reçu pour solde de tout compte
- 2 La date de la remise du reçu pour solde de tout compte
- 3 Le délai de six mois pour contester le solde de tout compte
Le solde de tout compte est établi par l’employeur.
Le salarié doit lui donner reçu.
Le reçu pour solde de tout compte liste toutes les sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (c. trav. art. L. 1234-20).
L’employeur doit établir le reçu pour solde de tout compte en double exemplaire. L’un de ces exemplaires est remis au salarié et mention doit en être faite sur le reçu (c. trav. art. D. 1234-7).
Le reçu pour solde de tout compte doit comporter l’ensemble des différents éléments de rémunération versés au salarié lors de sa sortie des effectifs de l’entreprise comme par exemple le salaire, les indemnités diverses, etc.
En effet, un salarié qui signe un reçu pour solde de tout compte partiellement détaillé pourra ensuite demander en justice des sommes non mentionnées sur ce reçu (Cass. soc. 18 décembre 2013, n° 12-24985).
De même, l’employeur ne peut pas se contenter de mentionner sur le reçu pour solde de tout compte une somme globale et renvoyer au bulletin de paie annexé pour le détail des sommes versées.
Un tel reçu n’a pas d’effet libératoire (Cass. soc. 14 février 2018, n° 16-16617 FSPB ; Cass. soc. 26 septembre 2018, n° 17-15384).
La date de la remise du reçu pour solde de tout compte
L’employeur doit établir et remettre le reçu au salarié après la rupture du contrat, c’est-à-dire :
- en cas de licenciement, à la fin du préavis ;
- après la notification de la démission, sauf préavis (le cas échéant, conventionnel) ;
- en cas de rupture conventionnelle, le lendemain du jour de l’homologation.
En cas de défaut de remise du reçu pour solde de tout compte par l’employeur, le salarié est en droit de réclamer devant le juge prud’homal des dommages-intérêts (en raison de la remise tardive ou de la non remise du reçu pour solde de tout compte).
Pour obtenir gain de cause, il devra rapporter la preuve du préjudice subi. En l’absence de préjudice ou de preuve d’un préjudice, il sera débouté de sa demande indemnitaire (Cass. soc. 13 avril 2016, n° 14-28293).
Le délai de six mois pour contester le solde de tout compte
Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé, par lettre recommandée, dans les 6 mois qui suivent sa signature (c. trav. art. L. 1234-20 et D. 1234-8).
Le salarié peut aussi faire une contestation le reçu pour solde de tout compte en saisissant le bureau de conciliation et d’orientation du conseil de prud’hommes.
Dans ce cas, il faut que la convocation devant le bureau de conciliation soit reçue par l’employeur dans le délai de 6 mois (Cass. soc. 7 mars 2018, n° 16-13194 FSPB).
Devant certaines juridictions, comme le Conseil de Prud’hommes de Paris ou les CPH en Ile de France, cet exercice est risqué compte tenu des délais parfois longs entre la saisine du Conseil et la date d’envoi par le greffe de la convocation à l’audience du Bureau de conciliation et d’orientation.
Cela s’explique par l’engorgement de ces juridictions, liées à un afflux de dossiers.
Le reçu pour solde tout compte devient libératoire pour l’employeur concernant les sommes qui y sont mentionnées, lorsque le salarié ne l’a pas dénoncé dans les 6 mois suivant sa signature (c. trav. art. L. 1234-20).
Cela signifie que l’employeur est définitivement « libéré » de sa dette à l’égard du salarié, pour les sommes visées.
La question essentielle est donc celle de la date figurant sur le solde de tout compte et à partir de laquelle court ce délai de 6 mois pour le dénoncer.
Doit-on retenir la date à laquelle il a été établie par l’employeur et qui est indiquée de manière dactylographiée ?
Ou doit-on retenir la date apposée par le salarié, figurant généralement à côté de sa signature et de la mention de la bonne réception du reçu ?
La Cour de cassation a répondu à cette question dans un arrêt du 20 février 2019(Cass. Soc. 20 février 2019 : n°17/27600).
En l’espèce, le solde de tout compte comportait la date à laquelle il a été établi par l’employeur.
En revanche, la signature du salarié n’a pas été suivie de la mention de la date de cette signature ainsi que le prévoyait le document.
Pour le salarié comme pour la Cour d’appel, la date de signature du reçu pour solde de tout compte demeurait inconnue, de sorte que son caractère libératoire ne pouvait être utilement invoqué.
Ce n’est pas l’avis de la Cour de cassation qui considère que le reçu pour solde de tout compte comportait bien une date certaine, même si elle n’est pas manuscrite par le salarié.
Sources :
Cour de cassation, chambre sociale, arrêt du 20 février 2019 : RG n° 17-27600
Cour de cassation, chambre sociale, arrêt du 18 décembre 2013 : RG n° 12-24985
Cour de cassation, chambre sociale, arrêt du 14 février 2018 : RG n° 16-16617
Cour de cassation, chambre sociale, arrêt du 26 septembre 2018 : RG n° 17-15384
Cour de cassation, chambre sociale, arrêt du 13 avril 2016 : RG n° 14-28293
Cour de cassation, chambre sociale, arrêt du 7 mars 2018 RG : n° 16-13194
Par Maitre Virginie LANGLET le 13 mars 2019
Avocat au Barreau de Paris
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